Drogi sprzęt biurowy – kupować, wynająć, dzierżawić?

Więc zdecydowałeś, że Twoje biuro potrzebuje nowej kopiarki lub drukarki wielofunkcyjnej i zastanawiasz się, czy od razu kupić czy lepsza będzie dzierżawa drukarek? A może rozważasz możliwość wynajmu tego krytycznego i często drogiego sprzętu biurowego?

Pytanie o zakup lub leasing to pytanie, które wydaje się pojawiać raz za razem, gdy trzeba podjąć poważną decyzję biznesową, ale może mieć znaczący wpływ na zwrot Twojej firmy z inwestycji z tego zakupu. Być może zastanawiałeś się również nad zaletami i wadami kupna i wynajmu powierzchni biurowej.

Ponieważ nie wszystkie firmy są takie same, nie ma jednej właściwej odpowiedzi, zależy to od konkretnej sytuacji i priorytetów. Nie można powiedzieć, że kupowanie jest zawsze dobre, czy leasing jest zawsze właściwy. Jest jednak kilka ważnych pytań, które należy sobie zadać przed podjęciem ostatecznej decyzji o tym, czy zakup lub dzierżawa kopiarki jest najlepszy dla Twojej firmy.

Czy powinieneś kupić kopiarkę od razu?

Najpierw rozważmy zalety i wady zakupu urządzenia wielofunkcyjnego. Ten sprzęt będzie ważną częścią Twojej działalności, dlatego ważne jest, aby podjąć właściwą decyzję dla konkretnej organizacji.

Zalety kupowania kopiarki

Jedną z głównych korzyści wynikających z bezpośredniego zakupu jest własność. Po zapłaceniu za urządzenie jesteś jego właścicielem i to, co z nim zrobisz, zależy wyłącznie od Ciebie. Jeśli chcesz dokonać dostosowań lub zmian w sprzęcie, możesz wykonać to bez problemu.

Posiadając drukarkę, możesz ją sprzedawać, kiedy tylko chcesz. Pozwala to odzyskać część pierwotnych kosztów, które można przeznaczyć na nowy, zmodernizowany sprzęt biurowy. Koszty zakupu często można również odliczyć od podatku, ale powinieneś skonsultować się z księgowym, aby sprawdzić, czy korzyści podatkowe będą opłacalne dla Twojej firmy. Oczywiście istnieje kilka powodów, dla których zakup kopiarki może nie być właściwą decyzją.

Wady kupowania kopiarki

Koszt zakupu z góry jest wyższy. Dzierżawa pozwala rozłożyć mniejsze płatności w czasie, co może być bardziej budżetowe lub przyjazne dla firm o szczupłych budżetach. Często dostępne są opcje finansowania, ale koszty odsetek mogą nie być czymś, na co Twoja firma jest gotowa.

Standardowa konserwacja to coś, co zawsze należy brać pod uwagę ponad pierwotny koszt zakupu. Gwarancja producenta może obejmować wadliwe części, ale może również wymagać zabrania urządzenia do placówki regionalnej, a nawet odesłania sprzętu do naprawy.

W kopiarce lub drukarce znajduje się wiele ruchomych części, które wymagają regularnego serwisowania i konserwacji poza sporadyczną wymianą uszkodzonej części. Czy zapłacisz za tę usługę na podstawie czasu i materiałów, czy wykupisz umowę serwisową? Wielu kupujących wybiera przewidywalność umowy o świadczenie usług, ale w obu przypadkach jest to koszt, który należy zaplanować. Wreszcie, jeśli zmiany technologiczne spowodują, że Twój sprzęt stanie się przestarzały, możesz utknąć ze sprzętem, którego nie można odsprzedać ani zmienić jego przeznaczenia. Prawdopodobnie nie stanie się to szybko, ale należy wziąć pod uwagę, jeśli planujesz przechowywać sprzęt przez kilka lat.